Stunden ohne Projektbezug
Am Monatsende steht eine Summe, aber niemand kann sagen, welches Projekt sie verbraucht hat. Eine Nachkalkulation ist damit nicht möglich, und der nächste Angebotspreis ist geraten.
Für projektorientierte Unternehmen
Zeiterfassung und Personalakte in einem System
Timeforce erfasst Stunden je Projekt, regelt Urlaubsfreigaben und führt die vollständige Personalakte — von der Arbeitserlaubnis bis zum Lohnnachweis. Gebaut für projektorientierte Unternehmen — vom kleinen Büro bis zur Organisation mit mehreren Standorten.
Keine Zahlungsdaten für den Test. Endet automatisch.
- Server in der EU
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- ISO 9001 zertifizierter Anbieter
- Cybersecurity powered by neonotu
Der Ausgangspunkt
Drei Dinge, die in Tabellen schieflaufen
Urlaubsanträge per E-Mail
Der Antrag liegt in einem Postfach, die Zusage in einem anderen. Wer wann freigegeben hat, lässt sich Monate später nicht mehr belegen — und das Restkontingent kennt niemand genau.
Personalakte im Netzlaufwerk
Arbeitsvertrag, Gehaltsangaben und Krankmeldungen liegen in Ordnern, die zu viele Personen öffnen können. Das ist kein Ordnungsproblem, sondern ein Datenschutzverstoß mit Ansage.
Funktionen
Was Timeforce übernimmt
Fünf Bereiche, die zusammenarbeiten, statt fünf Werkzeuge, die sich nicht kennen.
Zeiterfassung
Tagesgenau, mit mehreren Einträgen pro Tag
Jeder Tag kann mehrere Einträge haben, jeder mit Projekt, Aufgabe und Notiz. Mitarbeiter ohne Projektzuweisung erfassen trotzdem — die Zuordnung passiert über das Textfeld. Der eingereichte Monat ist gesperrt und kann ausschließlich von der Geschäftsführung wieder geöffnet werden, mit dokumentiertem Grund.
- Pausen und Abwesenheiten je Tag
- Tageshöchstgrenze je Projekt und je Mitarbeiter
- Überstunden werden ausgewiesen, nicht blockiert
- Monatsabschluss mit Freigabe nur durch Super Admin
Urlaub und Abwesenheit
Kontingente, Anträge, Freigaben — nachvollziehbar
Bezahlter Urlaub, unbezahlter Urlaub und Krankmeldung werden getrennt gerechnet und getrennt behandelt. Die zuständige Führungskraft entscheidet, eine Ablehnung braucht eine Begründung, und beides bleibt dauerhaft belegt.
- Jahreskontingente je Mitarbeiter, mit Vorgabewerten
- Ablehnung nur mit Begründung
- Krankmeldungen erscheinen in keiner firmenweiten Übersicht
- Vertretungsregelung, wenn die Führungskraft selbst im Urlaub ist
Personalakte
Sechs Bereiche, streng nach Rolle sichtbar
Urlaub, Projekte, Aufgaben, Dokumente, persönliche Angaben und Arbeit — jeweils mit eigener Sichtbarkeit. Die Führungskraft sieht das Team, aber weder Vergütung noch persönliche Angaben. Der Mitarbeiter sieht seine eigene Akte vollständig.
- Vergütung als Historie, nicht als überschriebenes Feld
- Sozialversicherungsnummer verschlüsselt gespeichert
- Dokumentordner mit getrennter Sichtbarkeit
- Geräte und Leihfristen mit Erinnerung
Kollegen
Eine Adresskartei, die aktuell bleibt
Jeder findet Position, Abteilung, Region, Bürodurchwahl und Projektzuordnung seiner Kollegen. Die private Nummer erscheint nur, wenn der Mitarbeiter sie selbst freigegeben hat. Keine Impersonation, keine Einstellungen — nur Nachschlagen.
- Filter nach Abteilung, Region und Projekt
- Listen- und Galerieansicht
- Private Nummer nur nach eigener Freigabe
- Wochenbericht mit Geburtstagen an die Geschäftsführung
Projekte und Sätze
Budget im Blick, Sätze mit Historie
Je Projekt Budget, Fertigstellungsgrad und Team. Einkaufs- und Verkaufssätze werden nie überschrieben, sondern fortgeschrieben — der eingereichte Monat friert den damals gültigen Satz ein. Berichte gehen als PDF oder Excel hinaus, Freigabelinks für Kunden laufen ab und sind widerrufbar.
- Vier Umsetzermodi je Mitarbeiter im Projekt
- Satzhistorie mit Stichtag
- PDF- und Excel-Export je Projekt und Monat
- Kundenlinks ohne Stundensätze, jederzeit widerrufbar
Sicherheit
Gebaut für Daten, die man nicht verlieren darf
Gehälter, Sozialversicherungsnummern, Krankmeldungen. Diese Anwendung ist von der ersten Zeile an darauf ausgelegt — nicht nachträglich abgesichert.
Zugang
- Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Wiederherstellungscodes
- Passwörter mindestens 12 Zeichen, Abgleich gegen bekannte Datenlecks
- Fünf Anmeldeversuche pro Minute, zusätzlich 20 pro Stunde je Konto
- Deaktivierte Mitarbeiter verlieren den Zugang sofort, auch in laufender Sitzung
Trennung
- Eigene Datenbank je Kunde, keine gemeinsame Tabelle
- Rollen- und regelbasierte Prüfung bei jeder Aktion, nicht nur in der Anzeige
- Personaldokumente außerhalb des Webroots, nur über geprüfte Route
- Sitzungsübernahmen durch die Geschäftsführung vollständig protokolliert
Betrieb
- Verschlüsselte Sitzungen, strikte Content-Security-Policy, HSTS
- Nächtliche Sicherung, gelöschte Dokumente nach 30 Tagen endgültig entfernt
- Die Anwendung verweigert den Start bei unsicherer Konfiguration
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive
Preise
Ein Preis je Unternehmen, nicht je Nutzer
Die Pläne unterscheiden sich in der Zahl der Mitarbeiter und im Speicher für Dokumente. Wechseln ist jederzeit möglich.
Team
Für kleine Büros, die Zeiterfassung und Urlaub endlich an einem Ort haben wollen.
49 € pro Monat
490 € pro Jahr
bis 15 Mitarbeiter
10 GB für Dokumente
- Zeiterfassung mit Monatsabschluss
- Urlaub, Krankmeldung und Freigaben
- Projekte und Kunden
- Mitarbeiterverzeichnis
- Deutsch und Englisch
- Tägliche Sicherung
Business
Für Unternehmen mit mehreren Teams, Stundensätzen und Kundenberichten.
129 € pro Monat
1.290 € pro Jahr
bis 50 Mitarbeiter
50 GB für Dokumente
- Alles aus Team, zusätzlich:
- Stundensätze mit Historie
- Budgetüberwachung je Projekt
- PDF- und Excel-Berichte
- Freigabelinks für Kunden
- Vollständige Personalakte
- Geräteverwaltung und Leihgaben
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
Enterprise
Für größere Organisationen mit mehreren Standorten und Regionen.
299 € pro Monat
2.990 € pro Jahr
bis 200 Mitarbeiter
200 GB für Dokumente
- Alles aus Business, zusätzlich:
- Abteilungen und Regionen
- Vertretungsregelungen für Projektleitung
- Wochenbericht an die Geschäftsführung
- Vollständiges Prüfprotokoll
- Eigene Subdomain unter timeforce.app
- Priorisierter Support
Individuell
Für Organisationen über 200 Mitarbeitern oder mit besonderen Anforderungen.
Nehmen Sie Kontakt mit unserem Sales Team auf
Mitarbeiterzahl und Speicher nach Bedarf
- Alles aus Enterprise, zusätzlich:
- Nutzer- und Speichergrenzen nach Bedarf
- Eigener Rahmenvertrag
- Verfügbarkeit und Reaktionszeiten nach Vereinbarung
- Begleitung bei Einführung und Datenübernahme
- Benannter Ansprechpartner
Speicher voll, Plan passt sonst?
Zusätzlichen Speicher kannst Du einzeln buchen, ohne den Plan zu wechseln.
- 10 GB Zusatzspeicher — 9 €/monatlich
- 50 GB Zusatzspeicher — 35 €/monatlich
Zahlungsarten
- Überweisung
- Auf Rechnung
- Mollie (Karte, iDEAL, SEPA-Lastschrift)
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Bei jährlicher Zahlweise sind zwei Monate geschenkt.
Fragen
Was Interessenten zuerst fragen
Wo liegen die Daten?
Ausschließlich in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Den konkreten Standort nennen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Bekomme ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja, er wird mit dem Vertrag geschlossen und ist nicht gesondert zu beantragen. Er folgt den amtlichen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und enthält die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Nach Vertragsende steht 30 Tage lang ein vollständiger Export bereit — Datenbank in maschinenlesbarer Form und alle hochgeladenen Dateien. Danach wird endgültig gelöscht. Wichtig: Lohnunterlagen musst Du vorher exportieren, weil dafür Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren gelten. Wir weisen im Kündigungsvorgang darauf hin.
Braucht die Einführung die Zustimmung des Betriebsrats?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, unterliegt die Einführung einer Zeiterfassung in der Regel der Mitbestimmung. Das ist keine Besonderheit von Timeforce, sondern gilt für jedes solche System. Plane den Schritt entsprechend ein.
Können Führungskräfte Gehälter sehen?
Nein. Vergütungsdaten sehen ausschließlich die betroffene Person selbst und die Geschäftsführung. Für Führungskräfte ist der Bereich nicht sichtbar — nicht ausgegraut, sondern nicht vorhanden.
Wie sieht es mit Krankmeldungen aus?
Erfasst wird nur, dass eine Abwesenheit als Krankmeldung eingetragen ist — keine Diagnosen, keine Bescheinigungen als Pflichtfeld. In firmenweiten Übersichten erscheinen Krankmeldungen nicht, weil das Gesundheitsdaten sind.
Gibt es die Anwendung auf Englisch?
Ja, vollständig. Jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache selbst ein, Deutsch oder US-Englisch. Datums- und Zahlenformate wechseln mit.
Wie läuft der Test ab?
Du wählst eine Subdomain, bekommst eine eigene Instanz und 14 Tage Zeit. Zahlungsdaten sind dafür nicht erforderlich, und der Test endet automatisch — es entsteht kein Vertrag, wenn Du nichts buchst.
Eine eigene Instanz, in wenigen Minuten
Subdomain aussuchen, Mitarbeiter anlegen, Stunden erfassen. Wenn es nicht passt, läuft der Test einfach aus.
Fragen vorab? Schreib uns — wir antworten an Werktagen.