Arbeitszeiterfassung in Österreich: was § 26 AZG verlangt

Die Aufzeichnungspflicht in Österreich ist älter als jede Diskussion über Homeoffice und elektronische Zeiterfassung. Sie steht seit Jahrzehnten in § 26 des Arbeitszeitgesetzes, sie gilt für jeden Arbeitgeber und für jeden Arbeitnehmer, und sie gilt unabhängig davon, ob im Betrieb eine Stechuhr hängt oder nicht. Wer sie nicht erfüllt, hat im Regelfall kein Rechtsproblem — bis das Arbeitsinspektorat kommt oder ein ausgeschiedener Mitarbeiter Überstunden einklagt. Dann entscheidet die Aufzeichnung darüber, wessen Darstellung gilt.

Dieser Beitrag beschreibt, was das Gesetz verlangt, wo es Erleichterungen zulässt und wo die häufigsten Fehlannahmen liegen.

Wer aufzeichnen muss

§ 26 Abs. 1 AZG formuliert es knapp:

„Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der in diesem Bundesgesetz geregelten Angelegenheiten in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen.“

Drei Dinge stecken darin, die in der Praxis oft untergehen.

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, nicht den Mitarbeiter. Sie kann organisatorisch delegiert werden — dazu unten mehr —, aber verantwortlich bleibt der Betrieb. „Der Mitarbeiter hat nichts eingetragen“ ist keine Entschuldigung, sondern die Beschreibung eines Versäumnisses des Arbeitgebers.

Der Zweck ist die Überwachung der Einhaltung. Die Aufzeichnung existiert nicht um ihrer selbst willen, sondern damit überprüfbar ist, ob Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten eingehalten wurden. Aus diesem Zweck folgt, was aufzuzeichnen ist: eine Monatssumme von 168 Stunden erlaubt keine Aussage darüber, ob an einem einzelnen Tag zwölf Stunden gearbeitet wurde. Deshalb verlangen Arbeitsinspektorat und Rechtsprechung Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Ruhepausen — das Unternehmensserviceportal des Bundes führt genau das als Inhalt der Aufzeichnung an.

„In der Betriebsstätte“ heißt, dass die Aufzeichnungen dort verfügbar sein müssen, wo geprüft wird. Bei einer Webanwendung ist das erfüllt, wenn sie im Betrieb abrufbar ist; ein Ordner im Steuerbüro, der erst angefordert werden muss, ist es nicht.

Zusätzlich verlangt Abs. 1, Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums festzuhalten, wenn mit Durchrechnung gearbeitet wird. Das wird regelmäßig vergessen und ist bei einer Prüfung eine eigene Feststellung.

Die drei Erleichterungen

Das Gesetz kennt Fälle, in denen die vollständige Aufzeichnung nicht verlangt wird. Sie sind eng gefasst, und jede setzt etwas voraus.

Wer Zeit und Ort weitgehend selbst bestimmt

§ 26 Abs. 3 AZG:

„Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.“

Hier genügt also die Tagessumme — kein Beginn, kein Ende, keine Pausen. Entscheidend sind die Wörter „und“ sowie „weitgehend“: es müssen beide Bedingungen zutreffen, Zeit und Ort. Ein Innendienstmitarbeiter mit Gleitzeit, der jeden Tag im Büro sitzt, fällt nicht darunter. Ein Außendienstmitarbeiter mit fixen Kundenterminen, deren Lage der Betrieb vorgibt, auch nicht.

Wer überwiegend von der Wohnung aus arbeitet, ist dagegen ausdrücklich erfasst — das ist die Bestimmung, unter die reguläres Homeoffice fällt.

Feste Arbeitszeiteinteilung

§ 26 Abs. 5a AZG:

„Bei Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern mit einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben die Arbeitgeberinnen/Arbeitgeber lediglich deren Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen.“

Das ist die schlankste Variante: statt täglicher Einträge eine Bestätigung am Monatsende, dass der vereinbarte Dienstplan eingehalten wurde. Sie hat zwei Bedingungen. Die Einteilung muss schriftlich festgehalten sein — eine mündlich eingespielte Gewohnheit genügt nicht. Und jede Abweichung muss weiterhin aufgezeichnet werden. Genau dort scheitert die Erleichterung in der Praxis: Betriebe, in denen regelmäßig länger gearbeitet wird, führen mit dieser Variante am Ende doch eine Aufzeichnung, nur eine unvollständige.

Gleitzeit: Aufzeichnung durch den Mitarbeiter

§ 26 Abs. 2 AZG erlaubt zu vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen selbst führt. Das ist bei Gleitzeit der Normalfall. Die Bestimmung knüpft daran aber Pflichten des Arbeitgebers: er hat den Mitarbeiter zur ordnungsgemäßen Führung anzuleiten, sich die Aufzeichnungen nach Ende der Gleitzeitperiode aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren.

Delegieren heißt hier also nicht abgeben. Wer ein Zeiterfassungssystem einsetzt, in dem Mitarbeiter selbst eintragen, erfüllt den Aushändigungsteil automatisch — die Kontrolle bleibt eine Führungsaufgabe.

Ruhepausen

Für Ruhepausen lässt § 26 Abs. 5 AZG eine Erleichterung über Betriebsvereinbarung zu: Werden Beginn und Ende der Pausen fix festgelegt oder darf der Mitarbeiter sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums selbst wählen, muss nur die Abweichung aufgezeichnet werden. Ohne eine solche Regelung gehört die Pause in die Aufzeichnung.

Wird während einer Ruhezeit oder an einem Wochenende gearbeitet, verlangt § 25 ARG zusätzlich, Ort, Dauer und Art der Tätigkeit festzuhalten. Das ist eine eigene Pflicht neben dem AZG und wird häufig übersehen.

Wie lange die Aufzeichnungen bleiben müssen

Hier liegt die verbreitetste Fehlinformation im Netz — und es lohnt, genau zu sein.

§ 26 AZG selbst nennt keine Aufbewahrungsfrist. Wer eine Quelle liest, die eine Frist „nach § 26 AZG“ behauptet, sollte skeptisch werden.

Das Unternehmensserviceportal des Bundes gibt für allgemeine Arbeitszeitaufzeichnungen ein Jahr an, für Aufzeichnungen über Lenker 24 Monate und für das Verzeichnis der Jugendlichen zwei Jahre. Bei Durchrechnung beginnt das Jahr mit dem Ende des Durchrechnungszeitraums.

Praktisch ist ein Jahr aber die falsche Antwort auf die Frage, die ein Unternehmer eigentlich stellt. Denn:

• Abgabenrecht. Arbeitszeitaufzeichnungen sind Grundlage der Lohnverrechnung und damit abgabenrechtlich bedeutsam. § 132 BAO verlangt sieben Jahre.
• Sozialversicherung. Prüfungen greifen auf mehrere Jahre zurück.
• Entgeltansprüche. Wer Überstunden bestreiten will, braucht die Aufzeichnung so lange, wie der Anspruch geltend gemacht werden kann. Kollektivvertragliche Verfallsfristen sind oft kurz, die gesetzliche Verjährung ist es nicht.

Wer sich an den sieben Jahren aus § 132 BAO orientiert, liegt damit auf der sicheren Seite und muss nicht zwei verschiedene Fristen verwalten. Datenschutzrechtlich ist das ebenfalls vertretbar, weil eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht die Speicherung trägt.

Was Mitarbeiter verlangen dürfen

§ 26 Abs. 8 AZG gibt jedem Arbeitnehmer das Recht, einmal monatlich eine kostenfreie Übermittlung seiner Arbeitszeitaufzeichnungen zu verlangen. Bei Gleitzeit ist nach Abs. 2 nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift zu übermitteln, andernfalls Einsicht zu gewähren.

Abs. 9 hat eine Konsequenz, die viele Arbeitgeber unterschätzen: wird die Übermittlung verweigert, sind Verfallsfristen gehemmt. Ein Betrieb, der die Herausgabe verzögert, verlängert damit den Zeitraum, für den Ansprüche noch geltend gemacht werden können. Die Verweigerung ist also nicht bloß ein Formalverstoß, sondern verschlechtert die eigene Position.

Was das Arbeitsinspektorat darf

Nach § 26 Abs. 6 AZG muss der Arbeitgeber dem Arbeitsinspektorat die erforderlichen Auskünfte erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen geben. Eine Ankündigung ist nicht erforderlich.

Was es kostet, wenn die Aufzeichnung fehlt

§ 28 Abs. 2 Z 3 AZG stellt das mangelhafte Führen der Aufzeichnungen unter Strafe: 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 Euro.

Die eigentliche Größe steht in Abs. 8. Machen fehlende Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlichen Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar, wird je betroffenem Arbeitnehmer gesondert bestraft. Aus einem Verwaltungsdelikt werden damit schnell dreißig.

Der teurere Teil ist ohnehin ein anderer: im Streit über Überstunden trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer die Beweislast — fehlt aber die Aufzeichnung, die der Arbeitgeber führen müsste, wirkt sich das zu dessen Nachteil aus. Eine plausible Schätzung des Mitarbeiters steht dann gegen nichts.

Was das praktisch bedeutet

Für die meisten Betriebe läuft es auf vier Punkte hinaus.

1. Beginn, Ende und Pausen je Tag aufzeichnen, sofern nicht nachweislich eine der Erleichterungen greift. Die Tagessumme allein genügt nur im Fall des Abs. 3.
2. Erleichterungen dokumentieren, nicht annehmen. Wer sich auf Abs. 3 oder Abs. 5a stützt, sollte schriftlich festhalten, warum — bei einer Prüfung ist das der Unterschied zwischen einer Begründung und einer Behauptung.
3. Sieben Jahre aufbewahren, orientiert an § 132 BAO, in einer Form, die im Betrieb abrufbar ist.
4. Die monatliche Abschrift ohne Diskussion herausgeben. Sie ist ein Recht des Mitarbeiters, und die Verweigerung hemmt Verfallsfristen.

Ob das über eine Software, eine Tabelle oder Papier geschieht, schreibt das AZG nicht vor. Es schreibt vor, dass die Aufzeichnung existiert, vollständig ist und dann verfügbar, wenn jemand danach fragt.