Arbeitszeitaufzeichnungen: wie lange aufbewahren, wer darf hineinsehen

„Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?“ ist eine Frage, auf die es keine einzelne Zahl gibt — und die meisten Antworten im Netz sind falsch, weil sie eine nennen. Die Frist folgt aus mehreren Gesetzen gleichzeitig, und maßgeblich ist immer die längste.

Genauso verhält es sich mit der Einsicht. Vier verschiedene Stellen können Zugriff verlangen, jede aus einem eigenen Rechtsgrund und mit eigenem Umfang.

Die Fristen, nach Rechtsgrund getrennt

Deutschland

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sagen zwei Jahre. Die Verjährung von Lohnansprüchen läuft drei. Wer nach genau zwei Jahren löscht, hat im dritten Jahr eine Forderung gegen sich, der er nichts entgegenhalten kann. Das ist der Grund, aus dem sich in der Praxis drei Jahre als Untergrenze eingespielt haben.

Österreich

§ 26 AZG nennt keine Frist. Das Unternehmensserviceportal des Bundes gibt ein Jahr für allgemeine Arbeitszeitaufzeichnungen an, 24 Monate für Lenker und zwei Jahre für das Verzeichnis der Jugendlichen; bei Durchrechnung läuft das Jahr ab Ende des Durchrechnungszeitraums.

Diese Frist ist aber nicht die, an der sich ein Betrieb ausrichten kann. Arbeitszeitaufzeichnungen sind Grundlage der Lohnverrechnung und damit abgabenrechtlich bedeutsam — § 132 BAO verlangt sieben Jahre. Dazu kommen Prüfungen der Sozialversicherung, die mehrere Jahre zurückgreifen.

Was das praktisch heißt

Zwei Zahlen für zwei Länder: drei Jahre in Deutschland, sieben in Österreich. Wer in beiden Ländern beschäftigt, hält sinnvollerweise sieben — eine Frist ist einfacher zu verwalten als zwei, und die längere trägt die kürzere mit.

Datenschutzrechtlich ist die längere Frist kein Problem, solange sie sich auf eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht stützt. Sie ist allerdings auch eine Obergrenze: nach Ablauf muss gelöscht werden. Eine Zeiterfassung, die Daten von 2014 vorhält, weil noch nie jemand aufgeräumt hat, verletzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung.

Wer Einsicht verlangen darf

Der Mitarbeiter selbst

Österreich. § 26 Abs. 8 AZG gibt jedem Arbeitnehmer das Recht, einmal monatlich eine kostenfreie Übermittlung seiner Aufzeichnungen zu verlangen. Bei Gleitzeit ist nach Abs. 2 nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift zu übermitteln, sonst Einsicht zu gewähren.

Abs. 9 hat eine Folge, die viele Arbeitgeber übersehen: verweigert der Betrieb die Übermittlung, sind Verfallsfristen gehemmt. Wer die Herausgabe verzögert, hält damit das Zeitfenster offen, in dem Ansprüche noch geltend gemacht werden können. Es gibt keinen Fall, in dem sich das Verweigern für den Arbeitgeber auszahlt.

Deutschland. Ein vergleichbarer arbeitszeitrechtlicher Anspruch fehlt, aber Art. 15 DSGVO greift: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, und die Auskunft umfasst eine Kopie der verarbeiteten Daten. Praktisch führt das zum gleichen Ergebnis auf einem anderen Weg — mit dem Unterschied, dass das Auskunftsrecht nicht auf einmal monatlich begrenzt ist.

Der Betriebsrat

§ 80 Abs. 2 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat zu unterrichten und ihm auf Verlangen jederzeit die zur Durchführung seiner Aufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Zur Überwachung der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes gehören Arbeitszeitaufzeichnungen dazu.

Die Grenze liegt im Wort „erforderlich“. Der Betriebsrat kann Aufzeichnungen zur Kontrolle der Arbeitszeitvorschriften verlangen — nicht jede Auswertung zu jedem Zweck. Der Einblick in die Listen über Bruttolöhne und -gehälter steht nach derselben Vorschrift ausdrücklich dem Betriebsausschuss zu, nicht jedem Mitglied.

In Österreich hat der Betriebsrat vergleichbare Überwachungsrechte nach dem Arbeitsverfassungsgesetz.

Die Behörde

Österreich: § 26 Abs. 6 AZG — das Arbeitsinspektorat erhält auf Verlangen Einsicht, ohne Vorankündigung.

Deutschland: die Arbeitsschutzbehörden der Länder, und in den MiLoG-Branchen die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Die MiLoG-Prüfung ist die praktisch häufigste, und sie fragt genau nach Beginn, Ende und Dauer innerhalb der Sieben-Tage-Frist.

Der Steuerprüfer

Über die Lohnverrechnung sind Arbeitszeitaufzeichnungen Teil der abgabenrechtlichen Unterlagen. In Österreich ist das der Grund für die sieben Jahre aus § 132 BAO; in Deutschland führt der Weg über die Lohnsteuerprüfung.

Woran es in der Praxis scheitert

Die Aufzeichnung liegt nicht dort, wo geprüft wird. § 26 Abs. 1 AZG sagt „in der Betriebsstätte“. Ein Ordner beim Steuerberater, der erst angefordert werden muss, erfüllt das nicht. Bei einer Webanwendung ist die Anforderung erfüllt, solange sie im Betrieb abrufbar ist.

Der ausgeschiedene Mitarbeiter. Sein Auskunftsrecht endet nicht mit dem Arbeitsverhältnis, und genau in dieser Konstellation kommt die Anfrage — oft zusammen mit einer Überstundenforderung. Wer Konten beim Austritt löscht, löscht die eigene Verteidigung.

Kein Löschkonzept. Aufbewahrungsfristen sind zweiseitig. Ohne Regel, die nach Ablauf löscht, wird aus der Pflicht zur Aufbewahrung eine unbefristete Speicherung, und die ist nicht gedeckt.

Die Abschrift wird zur Verhandlungssache gemacht. In Österreich hemmt das Verfallsfristen, in Deutschland läuft die Monatsfrist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO. In beiden Fällen verschlechtert Verzögern die eigene Lage.